Alta Performance para sua reunião de planejamento aplicando 10 dicas de produtividade


por Emir Pinho em Artigos / 7 de maio de 2015

Alta Performance para sua reunião de planejamento aplicando 10 dicas de produtividade

Emir Pinho

 

Profissionais e empresas não tem mais tempo disponível para reunir apenas por reunir! O tempo é valoroso, caro, escasso e deve ser muito bem aproveitado por todos. Portanto observe 10 dicas para tornar sua reunião de planejamento estratégico realmente eficiente e eficaz!

  • Na hora de reunir, reúna!

Para tornar as reuniões mais produtivas, agende previamente data, hora e local para a reunião. Organizem tudo para que os participantes da reunião possam se dedicar exclusivamente à reunião, evitando desvios e situações que atrapalhem a atenção e a concentração.

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  • Objetivos claros e definidos

Evitar reunir apenas por reunir, é essencial que todos saibam e possam se preparar para atender os objetivos fundamentais da reunião. Saber priorizar, e esclarecer as questões é importante para obter produtividade do encontro.

  • Convoque os participantes

Quando vai acontecer uma festa, as pessoas são convidadas. Para um passeio as pessoas são convidadas. Para uma reunião profissional de planejamento estratégico, os profissionais devem ser convocados, pois não existe espaço para a ausência! E nessa convocação deve constar a ordem de organização, os objetivos e a pauta. Questões sérias como o planejamento estratégico devem ser tratadas com profissionalismo e seriedade!

  • Evite convocar reuniões com excesso de pessoas

Convoque apenas quem é importante para a reunião e está diretamente relacionado com os objetivos da mesma. Isso evita que a reunião descambe para outros assuntos ou direções que não sejam de relevância para o momento.

  • Dedicação exclusiva e focada na reunião

Fosse apenas por educação e etiqueta, já seria correto desligarem-se do mundo externo. Mas diante da importância das reuniões de planejamento estratégico isso é essencial!

Transfira telefones, desative temporariamente os e-mail’s, feche a porta e restrinjam as saídas desnecessárias para evitar desconcentração.

Comunique a secretária e a telefonista que estarão em reunião e que não devem sofrer interrupções que permitam ser adiadas. Notebooks e computadores são aceitos desde que apenas para atender as demandas da reunião! Fugir do foco é sinal de baixa performance!

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  • Organize e dirija a reunião

A alta performance é resultado do comprometimento e da dedicação de todos, portanto conversas paralelas e brincadeiras desnecessárias devem ser evitas ou aplicadas após o término dos assuntos da pauta, apenas para descontrair o encontro.

Às vezes alguns assuntos surgem de forma involuntária e devem ser agendados para serem tratados numa outra oportunidade. Nem tente imaginar que apenas numa reunião todos os assuntos da empresa poderão ser abordados e resolvidos.

Mantenham o foco naquilo que havia sido pautado na convocação da reunião.

  • Estabeleça metas e indicadores

Para quem não sabe onde quer chegar, qualquer lugar serve! Toda a reunião deve analisar e apontar as questões abordadas anteriormente e esclarecer o andamento do cumprimento das questões determinadas. As metas e indicadores devem ser mensuráveis e totalmente realistas.

Ao mensurar índices, empresas e profissionais podem alterar o curso das tarefas e apontar novas alternativas para alcançar a Alta Performance e o sucesso pretendido. Lembre-se que aquilo que não está escrito, não pode ser mensurado e nem tampouco corrigido.

  • E viva o temporal de ideias e a singularidade

Ao reunir pessoas profissionais, temos a grande oportunidade de escrever o futuro. E para isso é essencial ouvir essas pessoas! Ouvir sobre suas experiências, sobre suas ideias, sobre sua criatividade para corrigir e transformar. Sobre suas ideias para reinventar os momentos futuros.

O brainstorming aplicado nas reuniões de planejamento estratégico pode proporcionar esse qualificadíssimo momento.

Atenção: é importante não medirmos as pessoas pelos nossos modelos e nem tampouco por nossas crenças e valores. Não procure encontrar você nas demais pessoas.

  • Escreva tudo, filme, grave, registre…

Cada pessoa observa sentidos diferentes e uns mais destacados que os outros. A fim de tornar o processo cada vez mais inteligente e alcançar a Alta Performance, é essencial registrar a reunião.

Algumas pessoas entendem melhor pelos impulsos auditivos, outras pelo cinestésico e outras pelo visual. Dar a chance para que todas as pessoas possam se integrar é a melhor receita para se obter cada vez mais sucesso nos intentos.

Dessa forma, é importante estabelecer uma pessoa que será responsável por registrar a reunião, escrever os assuntos discutidos, destacar os métodos, as ideias, as resoluções e as determinações resultantes da reunião.

Hoje muitas empresas de Alta Performance gravam tudo que é discutido, justamente para aperfeiçoar cada vez mais suas equipes.

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  • Monitorar o andar da carruagem

De que adianta resolver algo se as resoluções não forem colocadas em prática e e nem tampouco desenvolvidas?

Acompanhar o desenvolvimento, a evolução e o “andar da carruagem” é uma das formas inteligentes e sensatas de alcançar o sucesso da Alta Performance.

Trata-se de uma nova cultura, onde abandonamos a figura “gerencial” e passamos a fortalecer as lideranças e os gestores, pois assim todos ganham, principalmente a Empresa!

Desejo que vocês tenham boas reuniões de Alta Performance!

brilho_nos_olhosEmir Pinho é Consultor de Segurança, Formado e Pós-Graduado em Gestão de Segurança e Palestrante. Empreendedor, Empresário e Diretor da EMP Consultorias e Treinamentos Empresariais, é denominado Treinador de Campeões e já qualificou e capacitou mais de 10 mil profissionais em todo o Brasil. Atende pelo telefones (47) 3056 6568 ou  (51) 9967 3306 – inclusive whatsapp – DESDE QUE NÃO ESTEJA EM REUNIÃO!


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